教程3-5 建立第二个工作“签订采购合同”
大家好，欢迎收看脉达M3系列教程。 在前两个讲座中，我们建立了一个“工作”，“合同签订”，并且使用BI工具初步了解了对数据查看的方法。也学会了对工作内容的修改、删除。在这一讲中，将建立第二项工作“签订采购合同”，“签订采购合同”这项工作的功能要求是：根据已经签订的“合同”所产生的需求进行采购，一个合同可以从多家供应商采购完成。通过这个工作的配置，我们将介绍如何在一个工作中调用已有的信息，和其他工作进行衔接，按逻辑完成本项工作。 说明一下，通过前面教程的学习，您也按照教程实际操作了，那么就对脉达M3的配置操作和客户端操作都有了一个基本了解，为节省大家时间，我们不显示视频操作过程了，只显示“截图”和说明讲解，提高学习效率，如果有不清楚的地方，可以再看一下上一个讲座。 先做一个准备工作，在上一讲中，我们录入了一个合同，下面再录入一个，这样方便数据展示。合同数据参考以下内容，大家可以随便输入一些数据： 好，我们开始建立一个新工作，第一步，新建一个工作，并把相关的“二表”内容配置进去。打开准备好的“一图二表”的Excel文件，在关键字段表中，涉及“采购合同签订”这项工作的关键字段很多，但新增的只有三个：“采购合同号”、“供应商名称”和“采购单价”，其他的可以引用“合同签订”时产生的数据。 再打开“逻辑配置表”，涉及“物料”的有两个管理点，“采购需求”和“采购下单”，其中“采购需求”在上一个工作已经有了，需增加“采购下单”； “财务”逻辑需要新增两个“流动资金”和“预计支出”管理点 下面我们把W002，“采购合同签订”这项工作，在“二表”中涉及的这些内容配置到系统中。 进入配置工具，进入“管理逻辑设计”，按“新建工作”按钮。添加工作编号和名称。 按“新建关键字段”按钮，添加三个字段“采购合同号”文本16、“供应商名称”文本64和“采购单价”小数16,2； 然后按“添加物料管理点”，点“新增管理点”添加“1005，采购下单” 按“添加财务管理点”按钮，点“新增管理点”添加“1005，流动资金”和“1006，预计支出”两个管理点。 然后按照表中的设计，设置其中的“+”“-”和“*”“#”，结果是这样的： 这样就完成第一步，对二表内容的设置。 设置完成后，记得“保存”！ 下面做第二步，操作界面的配置。在“一图”表中，这项工作的主表和明细表字段是这样规划的： 我们重新打开“工作界面设置”，（如果原来已经打开，先关闭），在“工作编号”栏选新建的“W002”，然后把主表的字段和明细表的字段都设置进去，配置三项内容“显示名称，数据类型，是否必填”，输入结果就是这样的： 下面完善一下细节，先设立一下计算公式，明细中“金额”为：D05*D06，主表中的“总金额”为：Details[].Sum(D07)。再把关键字段都对应上，注意：明细中的“数量”、“单价”是必填项，“单价”对应的是“采购单价”，在这个操作中与“合同单价”没有关系。 然后配置逻辑关系，因为也涉及到金额，要在主表中添加“货币类型”和“汇率”数值默认为“RMB”和“1”，并勾选“隐藏”，然后在下面的逻辑设置和上一讲一样，设置一下物料和财务逻辑，注意，物料的数量关联D06，财务的金额关联D07，不要搞错了。 然后按“保存”，这个工作就初步完成配置，下面要做授权，测试，看一下字段设置是否有问题。 授权设置，先在“工作定义”中定义一下这个新建工作“产品采购”，关联工作编号W002，顺序2。 按“保存”，然后进入“我的账号”，“可用工作”页签，按“添加所有可用工作”按钮后，再按“保存”，就完成工作的授权。 下面进入“操作客户端”，可用看到已经有这个工作了。 可用进去操作一下，注意的是由于我们还没有设置调用已有的合同数据，所以相关数据还是手工填写的，随便输入一些数据就可以，测试的目的主要是看相关字段和公式是否运行正常。测试如果有问题，就到“工作界面设置”中检查一下“字段类型”“计数公式”等。如果没有问题，我们进行下一步，如何调用已有数据。 首先，要选择调用哪个“合同”的内容，前提是我们怎样把已有的合同列出来，供选择。 进入“BI管理”，新建一个BI，编号“B002”名称“合同号列表”，点击“添加数据栏位”，点“下一步”、“完成”，在配置界面中勾选“工作编号”、“合同号”“客户名称”，并且设置“工作编号”的“数据筛选”条件为：等于W001，勾选“查询结果隐藏”，还要勾选右上角的“合并重复值”，点“测试运行”，可以看到已有合同列表了： 然后，“保存”。 回到“工作界面设置”，点击“合同号”字段行的“数据源”下拉框，可以看到已经建立的BI列表， 如果没有刚建立的BI，请按上面的“刷新BI列表”按钮，就能看到了。选择“B002 合同号列表”，这个选择就表示将来操作的时候要从B002这个查询结果中，选择一个合同号。 在“客户名称”行，“双击”“显示字段”栏，在弹出窗口中： “字段名”选“合同号”，表示数据来源是“合同号”这个字段的选择内容，“BI结果字段名”选“客户名称”，表示在这个字段中显示“客户名称”中的内容。 下面我们再建立一个新的BI，BI编号B003，名称“根据合同号查产品信息”，进入过程不再重复，进入字段列表后，勾选“工作编号”、“合同号”、“产品编号、产品名称、规格型号、产品单位”。 “工作编号”设置数据筛选条件为W001； 上面“BI类别”选择“有参数查询”，在“合同号”行勾选“作为参数”； 点击“测试执行”，在弹出对话框中输入“HT002”，出现这样的结果： 把“工作编号”和“合同号”勾选“查询结果隐藏”，再执行： 可以再测试“HT003”作为参数，会看到不同的结果。这样这个BI就做好了，记得按“保存”。 再回到“工作界面设置”，刷新一下BI列表，在明细表中“产品编号”行的“数据源”中选择“B003”，如果字显示不全，可以拖动表头的边框，扩大显示的内容。 注意：我们做BI的时候，一定要查询结果的第一个字段和这个字段的内容是相符的，比如在这里都是“产品编号”，这个一定要注意，如果做BI查询结果顺序不合适，要拖动调整一下。 因为B003这个查询是有参数的，需要设置这个参数是什么，双击这一行的“参数”栏，弹出这样的窗口： 这个查询有一个参数是“合同号”，会在“BI参数名”中列出，选择这个参数，在“BI参数值”中选择“主表：合同号”，这样这个BI查询的参数就取主表中“合同号”这个字段的值作为查询参数了，说明一下，将来如果设置的这个查询有多个参数，就在下面继续其他参数设置。 在下面的“产品名称”行，双击“显示字段”栏，在弹出窗中： “字段名”选择“产品编号”，表示取这个字段选择的同一条记录内容，在“BI结果字段名”选择和这个字段对应的字段内容，这里就是“产品名称”； 同样的操作，我们把下面的“规格型号、产品单位”也做相应的设置，结果是这样的： 然后，我们“保存”，运行操作客户端测试一下。 输入到“合同号”的时候，机器人会问你要选哪个合同： 比如我们选“1”HT002合同，准备为这个合同进行采购。 当输入到明细内容的时候，机器人提示你，这个合同有两个产品，你要采购哪一个： 插入一个问题，如果感觉产品的排序有问题，可以进入BI的设计进行调整，例如：我想按“产品编号”排序，这样看着方便，可以回到“BI管理”，双击B003进入设置，在“产品编号”行的“排序”栏选“升序” 然后测试看一下，查询结果按产品编号排序了，这样我们也了解了查询排序的问题。 修改完后，记得“保存”！ 因为我们修改了查询，在刚才的操作端输入“取消”，重新输入采购单，当输入到明细的时候，提示的结果就是： 我们先采购第一个产品，输入“1”，可以看到 系统自动把这个产品的相关信息填进来了，我们只需要填写采购的“单价”和“数量”就行了 ，输入完成后，机器人会再次弹出产品列表，问是否再添加别的产品，如果就采购第一个产品，不采购其他的产品了，就输入“完成”就提交数据，完成这个采购订单了。在这里我输入“单价1.2”采购10个。 通过上面的设置，和操作效果看，在采购工作中，数据是依据已经签订的合同内容进行采购，所以操作过程中，先选择了为哪个合同做采购，然后在选择采购这个合同中的哪个产品，这些数据都不需要输入，选择即可，仅需要添加采购工作中发生的“采购单号”、“供应商”、“采购单价”和“数量”，就完成了这个采购工作，其他的数据不用重复录入，也不会发生错误。 下面我们把这个工作再完善一下，要求在选择某个订单的产品的时候，能否同时显示“应该”采购多少，即合同的需求是多少呢？ 我们回到“BI管理”，在原来的B003查询中，我们只查询了“关键字段”的内容，下面重新建立一个查询，把“物料”中的相关数量的记录加进来。 新建一个查询，编号：B004，名称：根据合同号查产品需求； 按“添加数据栏位”按钮，在弹出框中“是否和物相关？”选“是”； 然后点“下一步”，再点“完成”。 勾选“合同号、产品编号、产品名称、规格型号、产品单位”和“管理点编号（物）、数量”； BI类别选“有参数查询”； “合同号”行勾选“作为参数”； “管理点编号（物）”，双击“数据筛选”设置条件为“1004” 说明一下，“管理点编号（物）”，是指我们在物料的逻辑设置中的管理点， “1004”就是“采购需求”管理点，也就是说，在第一个工作合同签订的时候产生了“+”的产品需求数量，如果在W002采购中对产品采购了，就“-”数，扣减已采购的数量，合计这个管理点就会计算出实际还应该采购的产品需求数量。 我们先“测试执行”一下，弹出的合同号参数输入“HT002”，查询结果： 大家可以看到，还没合计，只是把这两个工作产生的数据都列出来。 下面进行数量合计的设置，勾选“数量”行的“求和”项，和“产品编号”行的“分组依据”这两个选项， 这样设置的意思是“根据产品编号合计数量”，再测试一下，结果是这样的 可以看到，HT002合同的实际产品需求，对于第一产品的需求，由原来的100，变为90了，这个查询就可以动态的查看数据的变化。 我们再完善一下这个查询，把“合同号、管理点编号（物）”设置“查询结果隐藏”，“数量”的“别名”改为“需求数量”，这样描述更清晰，查询结果为： 这个结果就比较符合我们的要求了，记得“保存”这个BI查询。 我们再回到“工作界面设置”，刷一下BI列表，把新建的BI加进来，在明细表中，“产品编号”行的“数据源”中选B004， 其他的都不用改，然后“保存”，在操作客户端操作一下看看，当输入到明细字段的时候，机器人的提示就是： 这样，不仅列出要采购的产品信息，还提醒“应该采购”的数量，更加方便工作的操作了。 下面我们再做一个功能，把这项工作做得更完美一些。由于采购是我们企业内部运行的，要做很多采购工作，并且“采购单号”是不能重复的，对于单号的编排也是个问题，我们希望系统自动管理编排“采购单号”，可以做如下设置： 在配置工具中，选“自动编号”操作，按“新建”按钮； 在“名称”中输入“采购单号”，前缀可以根据自己喜好和企业要求设置英文字母，日期格式可以用“yyyy”，这样会添加当年的年份，“序号格式”如果是“0000”就加4位编号。然后“保存”，这样就建立了一个自动“编号规则”。 重新进入“工作界面设置”，在“采购单号”行中的“自动编号”栏选我们刚建立的“采购单号”这个编号规则。 “保存”后，再在客户端操作采购工作， 系统会自动加入采购单号，不需要你输入了，每次做采购操作，这个编号都会在序列号上加1，保证编号不会重复了。 在前面的讲座中，我们先介绍了对数据的准备和脉达M3的设计理念，也许当时大家不是十分理解，通过上面的两个工作的配置，实际应用，是不是有了更深的了解了，下面我们从头把思路捋一下。 在最开始做数据准备的时候，我们做了“一图二表”，现在大家已经知道这些数据怎么用了。“一图”主要是整理一下管理有多少“工作”组成，工作的主表和明细表的字段会有哪些，做操作界面的时候会以这个为基础，再添加一下必要的内容，实际上“二表”的内容也是在此基础上设计的。 “二表”中的“关键字段”表的作用，在应用中看出来了吧，传统软件每添加一个工作几乎都要建立相关的表，在脉达M3中，主要数据都在一个表中，实际上在企业管理中，大家都关心的数据也就这么多，每个工作完成各自的那部分数据，合在一块就完整了，这样就把数据的结构简化到了极致，设计简单，后续添加修改也简单，相互的数据关系也一目了然，对数据进行统计查询的时候也简单方便。 采用“二元”分析法建立的“逻辑关系表”，可以通过简单的“+、-”就可以建立各项数据的逻辑关系，并且可以随意调整，而不影响界面和数据的操作。 配置工作的核心就是“配置建立各项工作”，第一步是把“二表”中“关键字段”和“物料、财务逻辑关系”使用配置工具添加到系统中；第二步是配置操作界面的数据内容，要使客户端操作尽量快捷、高效地录入数据，操作流畅，就要在配置中尽量提供给操作界面已有的数据，仅需录入本工作产生的必要数据，这就需要花一些功夫，在BI中做查询，在操作时动态提供给客户端，一方面帮助填入这个工作必要的关键数据，另一方面通过统计计算，提供可以参考借鉴的数据，帮助数据的录入。 上述的这些工作，都可以在配置工具中通过简单的勾选，配置即可完成，并且马上就可以在操作客户端进行测试，逐步调整完善。 如果您已经按照我们的教程，跟着操作，也成功建立了和我演示一样的两项工作，那您就掌握了脉达M3系统的最基本的设置。如果设置出现问题，可以根据出现问题的不同，检查一下配置工具中的相关配置，例如，如果操作录入数据时出现错误，那么可能在界面设置字段的时候是不是数据类型选择有误，计算公式有误等情况，如果出现数据的异常，就检查BI的设计是否合理，逻辑的配置是否合理，在界面做逻辑管理的时候，关联的数据字段代码是不是正确等，并且提醒一下，很多配置操作完成后都要记得“保存”，否则在操作客户端是看不到效果的。 好，这一讲先到这里，在下一讲中，我们将把剩下的其他工作配置完成，进一步熟悉一下脉达M3的配置操作。谢谢收看！